درخواست و مشکلات مدیریتی خود را با مشاوران آقای مدیر در میان بگذارید

تدوین طرح کسب و کار،ارائه راهکارهای مدیریتی،بررسی نقاط قوت و ضعف سازمانها



درخواست مشاوره مدیریت

سیستم های اطلاعات منابع انسانی

سیستم های اطلاعات منابع انسانی



سیستم های اطلاعات منابعانسانی

مشخص ساختن سیستم اطلاعاتی منابع انسانینخستین و مهمترین گام رهیافتموفقیت آمیزمدیریت نیروی انسانی است (بنیسون، برنامه ریزی نیروی انسانی). به عقیده»مالکلمبنیسون« اطلاعات را باید به منزله کلید استراتژی در برنامه ریزی نیرویانسانیدانست. موجودی نیروی انسانی، تقاضا و عرضه آن در آینده را می توان به وسیلهسیستم اطلاعات منابع انسانی تعیین کرد. باید توجه داشت که هدف سیستم های اطلاعاتمنابع انسانی برنامه ریزی برای سازمان نیست، بلکه سازمان و مدیریت را در برنامهریزینیروی انسانی کمک می کنند


تعاریفی برای سیستم های اطلاعاتی بیان شده کهتعدادی از آنها به شرح زیر هستند:

1 - 
سیستم اطلاعات منابع انسانی عبارت است از یکروش سازمان یافته جمع آوری، نگهداری و ارائه اطلاعات به مدیران به منظور تصمیمگیری در امورچهارگانه مدیریت منابع انسانی. چنین سیستمی باید دارای مشخصات زیرباشد:

الف -اطلاعات به روز باشد و به موقع دراختیاراستفاده کننده قرا رگیرد؛

ب -اطلاعات صحیح و دقیق باشد؛

پ -اطلاعات مربوط و موردنیاز مدیران باشد؛

ت -کلیه اطلاعات موردنیاز برای هر نوع تصمیمگیری به طور سریع دراختیار قرار گیرد.

2 - 
منظور از سیستم اطلاعات منابع انسانی،استفاده از روشی منظم وسازمان یافته برای کسب اطلاعاتی است که تصمیم گیری عقلاییدرباره منابع انسانی رادر سازمان امکان پذیر می سازد. این اطلاعات باید به روز،صحیح، دقیق، کوتاه ومختصر، مربوط و مناسب، کامل و بهنگام باشد.

3 - 
سیستم اطلاعــات منابع انسانی به مجموعه ایاز داده های منظم،قابل اتکا و معتبر عنوان می شود که برای برنامه ریزی نیرویانسانی به کار می رود.

4 - 
سیستم اطلاعات منابع انسانی به یک نظاماطلاعاتی رایانه ایمعمولی نامیده می شود که در مدیریت امور کارکنان و منابع انسانیبه کار برده میشود. هر نظام اطلاعاتی منابع انسانی به طور منطقی یک سیاهه از شغلهاو مهارتهایموجود در سازمان است.

سیستماطلاعات منابع انسانی مجموعه ای ازابزارهای مدیریت است که مدیران را توانا میسازد تا برای بهره گیری از منابع انسانیسازمان هدفهایی برپا دارند و میزانکامیابی در رسیدن به این هدفها را تعیین کنند


درموردبرنامه ریزی نیروی انسانی اشاره شد کهبرنامه ریزی نیروی انسانی درحقیقت یک فراینداستراتژیک است، سیستم های اطلاعاتیمدیریت نیز در سازمان از اهمیت استراتژیکبرخوردارند و آن را باید به عنوان یکمقوله استراتژیک در نظر گرفت.



طراحی سیستم اطلاعات منابع انسانی

پیاده کردن یک نظام اطلاعات تنها با خرید سختافزارها و نرم افزارها پایان نمی یابد. اینکار شامل دگرگونی در کارها، مهارتها،مدیریت و سازمان نیز می گردد. بنابه فلسفه»فنی - اجتماعی« بدون رویکرد به کاربران،نمی توان یک نظام نوین اطلاعات برپا ساخت.

دیــــدگاه»فنی - اجتماعی« خاطرنشان می کندکه برپاکنندگان نظامهای نوین هر دو مسئولیت فنی واجتماعی را به عهده دارند.(لاودن، مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی) همچنین تکنولوژی، محیط، اندازه یابزرگی سازمان تعیین کننده نوع سیستم اطلاعاتیو شیوه پــــردازش آنها در سازمان می باشند. (ال دفت، تئوری سازمان و طراحیساختار) طراحیو راه اندازی یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را می توان در 5 مرحلهانجام داد.


مرحله اول: مطالعه و شناخت سیستم فعلی: اولینمرحله در طراحی یک سیستم اطلاعاتی بررسیوضعیت سیستم اطلاعات موجود در سازمان است ودرصورت عدم وجود یک سیستم اطلاعاتیرسمی در سازمان، ضروری است که هر سیستم دیگرموجود شناسایی گردد. هدف از بررسیسیستم اطلاعاتی فعلی پاسخ به سوالاتی از این قبیلاست:

حجم اطلاعاتی که سیستم فعلی می تواند آن راپردازش کند چقدراست؟

کیفیت اطلاعات درچه حدی است؟

چه نوع اطلاعاتی موردنیاز است؟

اطلاعات از چه منابعی به دست می آید؟

همچنین مطالعه سیستم اطلاعات موجود باید برایما روشن سازد که آیا سیستم اطلاعات مرکزیوجود دارد یا اینکه هر قسمتی به طور مستقلاطلاعات موردنیاز خود را پردازش می کند.

مرحله دوم: تعیین اولویتهای اطلاعاتی: همهاطلاعات به یک اندازه دارای ارزش و اهمیت نیست. فقدان برخی از اطلاعات می تواندموجب ناکامی در برنامه ها شود. بنابراین،سیستم های اطلاعاتی باید طوری طراحی گرددکه اولاً اطلاعـــات ضروری و مهم برای تصمیم گیــــری را تهیه کند و دراختیارتصمیم گیرندگان قرار دهد و سپس درصورت لزوم و به صرفه بودن ازنظر وقت و هزینه،اطلاعات کم اهمیت را دراختیار بگذارد. مدیران علاوه بر شناخت سیستم ها نیاز بهشناخت سازمان و عوامل آن خواهند داشت. از این روشناخت کل سازمان برای آنها ضروریاست. درک نظام همراه با شناخت سازمان دستمایهگزینش شکل ویژه و مناسب نظام اطلاعاتبرای سازمان می شود که بدان معماری نظام اطلاعات (INFORMATIONSYSTEM ARCHITECTURE) عنوان می دهند که می توان آن راترکیبی از اطلاعات و مدیریت دانست. اولویتهایی که می توان برای سیستم اطلاعـــاتیمنابع انسانی در زمینهبرنامه ریزی نیروی انسانی درنظر گرفت شامل: اطلاعاتی درزمینه جمعیت و نیروی کار،روندها و دگرگونیهای اقتصادی و اجتماعی و قوانین و مقرراتو فعالیتهای دولت بهانضمام مسایل مربوط به عرضه و تقاضای نیروی انسانی است.

مرحله سوم: طراحی سیستم اطلاعاتی جدید: دراین مرحله طراحی و پیشنهاد سیستم اطلاعاتی جدید انجام می شود. سیستم جدید بایدجوابگوی تمام نیازهای اطلاعاتی سازمان درموردمنابع انسانی باشد. یکی از مشخصاتچنین سیستمی ورودیهای متعدد و زیاد است. انواع اطلاعات خام از منابع و مراکز مختلفازطریق این ورودیها به سیستم وارد، بعد ازپردازش به صورت اطلاعات طبقه بندی شده وگزارشهـــــا در یک جا متمرکز و برای برنامه ریزی نیروی انسانی و سایر برنامهریزیها دراختیار مــــــدیران سطوح مختلف و تصمیم گیرندگان قرار می گیرد. مهمترینویژگی چنین سیستمی ادغام و یک کاسه کردنتمام اطلاعات مربوط به نیروی انسانی است.باید توجه داشت وجود اطلاعات بی حد و حصریا انفجار اطلاعات خود عاملی درجهت عدمکارایی سازمان ممکن است تبدیل شود.بنابرایــن، ویژگیهای یک طراحی مناسب سیستم هایاطلاعاتی مدیریت منابع انسانی جهتبرنامه ریزی عبارت است از:

1 - 
دردسترس بودن(ACCESSABILITY،یعنی امکان دستیابی به اطلاعات از راههای ساده و با زبانهای طبیعی؛

2 - 
به هنگام بودن(TIMELINESS، یعنی امکان دریافت اطلاعات در زمان مناسب به گونه ای که فرصتاقدام از دست نرفته باشد؛

3 - 
دقیق بودن(ACCURACY،یعنی گزارشها باید درحد امکان بدون خطا یا اشتباه باشد؛

4 - 
مرتبط بودن(RELEVANCE،یعنی اطلاعــات حاوی جزئیات کسل کننده و حاشیه های نامربوط نباشد؛

5 - 
قابلیت کاربرد(USABILITY،یعنی شکل خروجی با چگونگی شناخت، اولویتها و مطلوبیتهای کاربرانتطابق داشته باشد.

نکته ای دیگر که در طراحی سیستم اطلاعاتیباید مدنظر قرار داد این ست که در عصر اطلاعاتارزش افزوده ازطریق تبدیل اطلاعات بهدانش و همچنین سرعت انتقال آن حاصل می شود.

بنابراین،اگر شبکه اطلاعات سرعت کافینداشتــــه باشد ارزش سیستمی که طراحی می شود صفرخواهدبود.(رضائیان) در طراحیسیستم جــدید همراهی و مشارکت کارکنان می تواند درجهت افزایش کارایی و کاهش تنش،اثرات مثبتی در سازمان برجای گذارد.

درموردانتخاب و طراحی سیستم جدید، مدیرانباید آن را برای مدت زمان کوتاهی، به کار گیرندکه این مرحله را در اصطلاح نصبآزمایشی گویند. سپس بر ارزیابی نتایج بپردازند ودرصورت مثبت بودن نتایج، نصب موقتبه نصب دایم تبدیل کنند و در غیر این صورت ازادامه فعالیت سیستم جلوگیری به عملآورند.

درصورت عدم رضایت سیستم طراحی شده بایدمجدداً از مرحله اول فرایند را آغاز کنیم تا بارفع معایب و مشکلات سیستم موردنظررا به اجرا درآوریم.

مرحله چهارم: انتخاب و نصب کامپیوتر (درصورتلزوم): درصورتی که سرعت عمل، دقت و صحت یکسیستم دسته اطلاع رسانی قابل قبول نباشدو نتواند نیازهای اطلاعاتی سازمان را رفعکند لازم است از کامپیوتر استفاده شود.همچنین باید توجه داشت کامپیوتر را مطابقسیستم اطلاعاتی انتخاب کرد نه برعکس.درمورد سیستم هایی نیز که از کامپیوتراستفاده می کنند، ارتقا سیستم ها و بکارگیریسخت افزار و نرم افزار جدید با توجهبه دگرگونی محیط و تغییرات مستمر ضروری است.

همچنین با توجه به تغییرات سریع در صنایعکامپیوتر و سخت افزارهای مربوط به آن سیستم بایدتوانایی روزآمد شدن همگام باتغییرات جدید را نیز داشته باشد.

مرحله پنجم: حفظ کیفیت سیستم اطلاع رسانی:کیفیت اطلاعـاتی که از سیستم موجود بیرون میآید به کیفیت داده هایی که وارد سیستمشده است بستگی دارد. بنابراین، تمام قسمتهاباید بتوانند اطلاعات مهم را از اطلاعاتبی ارزش تشخیص دهند و با ارسال اطلاعاتمفید و همچنین فرستادن گزارشهای صحیح، دقیقو به موقع کیفیت سیستم اطلاعاتی منابعانسانی را بهبود بخشد. منظور از کیفیتاطلاعات این است که مدیران باید بین»باید«ها و »هست«های گزارش شده مقایسه ای انجامدهند. اطلاعات دقیق تر، کیفیتبالاتری را برای مدیران و امنیت بیشتر را به وجود میآورند. درعیــــن حال هزینه بیشتری را نیز موجب می شود

درصورت تداوم کاربرد سیستم، مدیران باید بهمنظور نکات ایمنی و حفاظتی، برنامه منسجم وجامع تعمیر و نگهداری را تهیه و تدوینکنند تا درصورت بروز هرگونه مشکلی با رفعسریع آن، سلامت را به سیستم بازگردانند.



کاربردها

تعدادی از کاربردهای سیستم اطلاعاتی منابعانسانی دربرنامه ریزی نیروی انسانی به شرح زیرند: 

1 - 
جمعیت شناسی، برنامه ریزی و تحلیل سازمانی:نظام اطلاعاتی منابع انسانی توانایی سازمان را برای گردآوری و ردیابی ویژگیهایبنیادی چون سن،جنس، سطح آموزش و پــــــرورش، طول خدمت، نژاد... را فراهم می آورد.ایــن اطلاعـات تصمیم گیری در زمینه هایی چون برنامه ریزی جانشینی کارکنان، تحلیلبهرهدهی نسبت به بهره گیری و تحلیل دستمزد نسبت به بهره وری را آسان می کند.

2 - 
برنامه ریزی برابری استخدامی و ردیابی آن:نظام اطلاعاتـــی منابع انسانی می تواند به برنامه ریزی برابر استخدامی برای زنانو دیگر گروههایاقلیت یاری بسیار دهد و درنتیجه سازمان را قادر می سازد تا ضرورتهایقانونی را دراین زمینه رعایت کند.

3 - 
تهیه طرحهای راهنما و پیش بینی: برونداده ــــاینظام اطلاعاتی منابع انسانی می تواند مبنایی برای پیش بینی اثرهای طرحهای گوناگونباشد. این کاربه تعیین و تشخیص کمبودها یا مهارتهای آینده، هدایت مسیر کارراهه،سنجش کارمندیابی های گذشته یا پیش بینی شده، الگوهای ترجیح و جایگزینی برایکارکناندارای کارکرد بالا یا پایین و کارهایی از این شمار یاری می دهد.

4
تحلیل بهره وری و ارزیابی برنامه: نظام اطلاعاتی منابع انسانی میتواند برای ردیابی پیامدهای برنامه هــــای آموزشی و دیگر برنامه های بهبودبهرهوری برپایه میزانهای گوناگـــون اندازه گیری عملکرد به کار برده می شود.



مشکلات طراحی و اجرا

برخی سازمانها درمی یابند که منابع اطلاعـاتینیروی انسانیشان به یکپارچگی برنامه ریزی نیروی انسانی و برنامه ریزی سازمانی کمکینمی کند. اطلاعات نیروی انسانی در بسیاری از سازمانها: الف - به آسانی دسترسی پذیرنیست. به درجه تفضیل آن برای دستیابی به مقصود کفایت نمی کند

مشکلات و تنگناهایی درامر طراحی و اجرایسیستم اطلاعاتی منابع انسانی وجود دارد که تعدادی از آنها عبارت است از:



1 - 
در طراحی و اجرای هر طرحی مسلماً مشکلات مالیبیشترین نمود راخواهند داشت که این مسئله درمورد این نوع سیستم ها نیز صدق می کند.درصورتی که هزینه های طراحی و اجرای سیستم اطلاعاتی منابع انسانی بالا باشد مدیریتعالی ممکن است از انجام آن چشم پوشی کند. یا به نحوی ناقص صورت پذیرد. بنابراین،مشکل هزینه را باید از بزرگترین چالشهای در راه اجرای طراحی و اجرای سیستم هایاطلاعاتی منابع انسانی دانست. با این حال، اگر مدیران از ارزش این امر آگاه باشند،آن را بهعنوان، یکی از اولویتهای مهم سازمان درنظر می گیرند.

2 - 
عدم دید استراتژیک در کاربرد سیستم هایاطلاعاتی منابع انسانیرا نیز باید یکی از مشکلات و چــالشهای طراحی و اجرای سیستمهای اطلاعات مدیریتمنابع انسانی دانست. انتظار بازدهی کوتاه مدت را باید یکی ازتنگناها در این زمینهدانست. از آنجایی که برنامه ریزی نیروی انسانی دارای افقزمانی بلندمـدت یا به عبارتی استراتژیک است بالطبع سیستم های اطلاعاتی منابعانسانی نیز به نحوی از آن تبعیت می کند. باید توجه داشت یک سیستم اطلاعاتی منابعانسانی کارا در کوتاه مدتنیز بازدهی بالایی خواهدداشت.

3 - 
عدم آشنایی طراحان و اجراکنندگان با نوعفعالیت سازمانها،گاهی اوقات مسایل فرهنگی و فرهنگ سازمانی موجود را نیز باید ازجملهچالشهای سیستمهای اطلاعاتی منابع انسانی دانست.

4 - 
فقدان نیروی متخصص و خبره در زمینه طراحی،اجرا و بکارگیری سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی خصوصاً فقدان کارشناسان آشنا بهمدیریت و سازمانو فناوری اطلاعات نیز از محدودیتهای طراحی و اجرای این سیستم هاباید دانست.

5 - 
تغییرات سریع محیطی در عصر حاضر در زمینه هایاقتصادی،تکنولوژی و محیط زیست و سایر موارد استراتژیک نیاز به روزآمد کردن مداومسیستم های اطلاعاتی جهت همگام شدن با تحولات را می طلبد که به علت مشکلات مربوط بههزینه وکمبود نیروی انسانی متخصص و عدم آموزش مستمر و مداوم به کارکنان می تواندسبب کاهش اثربخشی و کارایی سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی گردد.

6 - 
ضعف شدید امکانات و سازمانهای جنبی وفراساختاری یا زیربنایی (INFRASTRUCTURESو مشکلات ناشی از ساختار سازمانی و شیوه های مدیریت.



نتیجه گیری

برنامه ریزی نیروی انسانی را نه به عنوان یکتعریف بلکه باید ابزار مدیریت برای دستیابیبه نیروی متخصص و کارا دانست. یک برنامهریزی نیروی انسانی کارآمد با قدرت پیشبینی و آینده نگری توانایی جذب بهترین منابعانسانی و نگهداری و بهسازی منابع موجود را دارد.

درحقیقتبرنامه ریزی نیروی انسانی را بایـــدیکی از اولویتهای مهم برای مدیران آینده ساز (PROACTIVEMANAGEMENT)دانست.مدیران با نگرش و دیدی استراتژیک و داشتن اطلاعات موردنیاز، قبل از هر بحران وچالشی ازطریق مدیریت آینده ساز می توانند آمادهرویارویی با هر مشکلی درحال و آیندهباشند. هرچند که ممکن است برخی از مدیران وصاحبنظران این مقوله را ایده آل بدانندولی درنهایت این شیوه در درازمدت درصورت نهادینه شدن دید بلندمدت و داشتن تخصص وتجربه کافی توانایی بالایی جهت رسیدن به اهداف را دارد. از این رو، برنامه ریزینیروی انسانی باتوجه به اینکه نیروی انسانی مهمترین سرمایه هر سازمان است در حفظ وادامه حیات سازمانها نقش تعیین کننده ایخواهد داشت. از آنجایی که هر برنامه اینیاز به اطلاعات دارد و اطلاعات نیز یکی ازسرمایه های سازمان و عامل قدرت در آناست، موجودیت یک سیستم اطلاعاتی را ضروری میسازد. باتوجه به اینکه هر اطلاعاتیبرای سیستم مفید نیست، وجود یک سیستم اطلاعاتیکه توانایی بالایی در پردازش اطلاعاتمورد نیاز را داشته باشد لازم است. از این روطراحی و ایجاد چنین سیستمی را ازاولویتهای هر سازمانی باید دانست.

مدیرانازطریق سیستم های اطلاعاتی منابعانسانی از تخصصهای موجود در فقدان تخصصهایموردنیاز آگاه می شوند. گسترش و توسعهفناوری اطلاعات در اقتصاد و سایر عرصه هایجهان امروز توجه هرچه بیشتر را به سیستمهای اطلاعاتی می طلبد. کاربرد گسترده کامپیوتر و اتصال به شبکه های اطلاع رسانی،دسترسی به هر نوع اطلاعاتی را برایمدیران و کاربــران فراهم ساخته است. لذا کیفیتتصمیم های اتخاذ شده دربرنامه ریزیدرجهت تامین نیروی انسانی به کارآمدی و قابلیتانعطاف پذیری سیستم های اطلاعاتیمنابع انسانی بستگی خواهد داشت.

ازآنجایی که به اطلاعات جدید در هر زمان جهتامر برنامه ریزی نیاز است آموزش مستمــرکارکنان نیز همگام با بکارگیری سیستم هایاطلاعاتی منابع انسانی ضروری به نظر میرسد. به عبارتی یک ارتباط دوسویه بین ایننوع سیستم ها و آموزش نیروی انسانی وجودخواهد داشت.

هرچندکه بکارگیری سیستم های اطلاعاتی،خصـوصاً در زمینه برنامه ریزی هزینه هایی گاهبالا برای سازمانها درپی خواهد داشتولی درصورت وجود مدیریت کارآمد می توان آن رابه عنوان یک فرصت برای سازمانها تبدیلکرد. بنابراین، هزینه های موردنظر را بایدبه نوعی سرمایه گذاری تلقی کرد نه هزینه.

پدیده فرارمغزها (BRAINDRAIN)راشاید بتوان یکی از پیچیده ترین کاربرد سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی در مراکزآموزشی و شرکتهای معظم و معتبر جهان دانست که نیروی انسانی مستعد موردنیاز را قبلاز ورود به مراکز آموزش عالی شناسایی و با اعطای امکانات وپرداختهای بالا و گذراندندوره های آموزشی موردنیاز جذب می کند، تا درجهت اهداف موردنظرشان به کار گیرند.

 





گروه :

کلینیک منابع انسانی

برخی از برچسب های مرتبط

منعی برای حضور فرزاد جمشیدی در تلویزیون نیست

مدیر شبکه یک:منعی برای حضور فرزاد جمشیدی در تلویزیون نیست

،کشتی آنجلیکا، راه آبی‌ابرشم

،کشتی آنجلیکا، راه آبی‌ابرشم

به علت دشمنی با شیعه

به علت دشمنی با شیعه

گرداننده سایت فتنه در رسانه ملی

گرداننده سایت فتنه در رسانه ملی

دورخیز رامبد جون برای یک فیلم میلیاردی دیگر

دورخیز رامبد جون برای یک فیلم میلیاردی دیگر

ممنوع‌الکاری‌ به دلیل شباهت صدا به خواننده لس‌آنجلسی

ممنوع‌الکاری‌ به دلیل شباهت صدا به خواننده لس‌آنجلسی!

فرج‌الله سلحشور انیمیشن می‌سازد

فرج‌الله سلحشور انیمیشن می‌سازد

سینماهای کشور امشب و فردا تعطیل است

سینماهای کشور امشب و فردا تعطیل است

نظرات :
نظر شما :

نام : *
 

ایمیل : *
   

شماره همراه : *
 

متن پیام : *
 



کد بالا را در کادر وارد نمایید :
اگه نمی تونی کد رو بخونی کلیک کن

تمامی حقوق قانونی این درگاه متعلق به گروه آقای مدیر می باشد

طراحی شده توسط طراحان پویا